La digitalisation dans les ressources humaines

La France a toujours eu un léger retard sur ses méthodes de digitalisation des ressources humaines, par rapport au reste de l’Europe. Cependant, la pandémie de COVID-19 a bousculé notre quotidien et a forcé la France à adopter des méthodes dématérialisées, sans laisser les processus RH et la gestion administrative de côté.

La digitalisation des RH

Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?

La digitalisation de la gestion des ressources humaines est le changement le plus important affectant les entreprises, et qui a gagné en popularité de manière exponentielle ces dernières années. Les DRH doivent désormais mettre en œuvre de nouvelles méthodes et procédures pour se tenir à l’actualité de la modernisation des entreprises.

Les avantages d’un tel processus sont de créer de nouveaux procédés stratégiques de ressources humaines, visant à améliorer la communication, mais aussi d’autres aspects tels que la marque employeur.

Les équipes RH d’aujourd’hui sont des travailleurs multicasquettes avec beaucoup de compétences, et le recrutement digital est plus complexe qu’il en a l’air. Il ne s’agit pas d’être présent en ligne sur tous les réseaux sociaux professionnels ou d’essayer de créer des réseaux avec le plus de personnes possible simplement parce que c’est ce qui est à la mode. La transformation digitale des ressources humaines implique la maîtrise des nouvelles techniques de recrutement, d’éviter certains risques, de comprendre les technologies utilisées et de les mettre en œuvre d’une manière ciblée, réfléchie et contrôlée. Ainsi, elle permet de simplifier de nombreux processus comme : la gestion des carrières et des talents, la gestion des paies, les absences, la communication interne, la gestion administrative, le développement des compétences et la formation, le recrutement, le management, le respect du droit du travail …

Les champs d’application de la digitalisation des processus RH

• Ne plus utiliser de papier

Avec l’utilisation quotidienne d’e-mails et de la suite Microsoft Office, c’est sans surprise que beaucoup de services de GRH sont passés à la dématérialisation dans leurs actions quotidiennes, grâce à des logiciels de SIRH (les plus connus étant par exemple : Lucca, Kammi, isiRH, Cegid Talents, Eurécia, …). Cela simplifie et réduit alors considérablement ce qui était avant d’immenses piles de formulaires, de demandes de congés et d’autres éléments divers qui requièrent un effort de suivi et d’organisation, sans parler du temps consacré à leur traitement.

Les dossiers nécessitant une approbation de plusieurs services passaient avant par tous les étages du bâtiment afin d’avoir les signatures nécessaires, avant de retourner à la direction des ressources humaines. Certaines grandes entreprises, qui doivent gérer des milliers de dossiers et autres papiers chaque jour, ont donc vu leur quotidien se bousculer dès l’arrivée des outils digitaux, permettant une meilleure gestion prévisionnelle.

• Digitalisation et gamification de la formation ainsi que des ressources pédagogiques

La gamification, c’est le fait de rendre l’apprentissage ludique en utilisant des mécanismes de jeu. Ici, ce concept est donc largement utilisé afin de développer une plus forte implication des employés dans les formations par exemple. Cela passe par des plateformes en ligne ludiques, mais aussi par la récompense des collaborateurs qui atteignent leurs objectifs !

• La VR pour la formation

Il est toujours plus facile d’apprendre par la pratique, les expériences de la vie quotidienne ou avec l’entraînement. Avec l’émergence de la réalité virtuelle, les entreprises peuvent désormais créer des simulations concrètes pour les formations, valables pour différents corps de métiers ainsi que pour différents posts (manager, ingénieur, responsable …).

Par exemple, le géant américain Walmart utilise la réalité virtuelle pour préparer les employés aux soldes du Black Friday. Ces simulations utilisent les données des anciennes années pour montrer comment une foule réagit aux soldes, pour mesurer et étudier le cheminement des clients dans le magasin, et aussi pour apprendre à répondre aux confrontations et aux mouvements de foule. Avec tout cela, les nouveaux employés peuvent savoir concrètement à quoi s’attendre avant d’aller sur le terrain.

En France, la SNCF utilise elle aussi la réalité augmentée pour entraîner ses collaborateurs :

• Recruter au travers des réseaux sociaux

Depuis l’émergence des réseaux sociaux, les méthodes de recrutement ont changé et se sont adaptées. Par exemple, LinkedIn a transformé la manière dont les utilisateurs se mettent en avant, et a permis aux recruteurs de comprendre le parcours des candidats. En plus de cela, dans les plateformes plus axées sur le côté social telles que Facebook, cela peut aider à comprendre la personnalité de chacun, ou du moins d’éclaircir certains points.

• La formation sans frontières physiques

Former du personnel qui se situe dans différents pays peut être un véritable cauchemar ! Heureusement, un système de formation basé sur un système de cloud peut simplifier la tâche, car la seule nécessité sera une connexion internet !

Fini le temps où les employés devaient impérativement être présents en physique pour suivre un training, il est désormais disponible en ligne, par exemple sur des plateformes MOOC !

Les enjeux de la digitalisation des ressources humaines et de la communication interne

L’usage des nouvelles méthodes de RH est crucial pour l’organisation au sein d’une entreprise. En effet, elles apportent une grande simplification des tâches, elles réduisent le risque de faire des erreurs et laissent aux DRH le travail plus pointu et critique.

Beaucoup d’entreprises pensent encore qu’il est difficile de passer à un mode de fonctionnement digitalisé, mais ces habitudes listées sont à adopter au fur et à mesure pour rendre la transition plus simple !

En pleine période post-COVID, la dématérialisation des RH peut aussi servir à renforcer la marque employeur de l’entreprise. En effet, l’entreprise a pour mission de fédérer, de fidéliser et de motiver ses collaborateurs. Pour attirer de nouveaux talents et renvoyer une bonne image, l’entreprise peut compter sur les services digitaux. La société Silkhom par exemple, met en avant ses valeurs, ses collaborateurs et ses locaux et sa culture d’entreprise sur sa page Welcome To The Jungle ainsi que sur son Instagram, qui servent de véritables vitrines sur le monde extérieur.

Alors, qu’en est-il ?

Cependant, même si l’efficacité des outils digitaux n’est plus à prouver (gain de temps et d’efficacité, simplification de la transmission d’informations …) il est primordial qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise. En effet, il ne serait pas pertinent d’utiliser le modèle d’autres entreprises ou d’avoir à tout prix les derniers logiciels tendance, car cela ne serait pas forcément spécifique aux besoins de votre société. Plus encore, certains outils ne peuvent être pertinents que pour un service de votre entreprise, alors que d’autres seront utilisés par l’ensemble des collaborateurs.

Enfin, si les outils digitaux n’ont plus de secret pour vous, ce n’est peut-être pas le cas de vos collègues ! N’hésitez pas à mettre en place des formations, ateliers ou tutoriels pour les aider à utiliser les nouveaux logiciels en vigueur. Faites preuve de patience et communiquez sur les changements !

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